De afgiftedatum van de factuur, ook wel de leverdatum genoemd, lijkt best een heel eenvoudig begrip, maar is van cruciaal belang: de afgifte van een factuur zonder datum is wettelijk ongeldig en wordt door de belastingdienst niet geaccepteerd. Bovendien wordt soms aan de hand van deze datum het moment bepaald wanneer er betaald moet worden.
We kunnen de factuurdatum omschrijven als de dag waarop het bedrijf of de zelfstandig ondernemer dit handelsdocument afgeeft met hierop alle waarheidsgetrouwe en wettelijke informatie over de verkoop van een product of dienst. Elk bedrijf moet ervoor zorgen dat het zijn facturen correct afgeeft en dat ze voldoen aan de noodzakelijke wettelijke voorschriften. Als dit niet correct gebeurt, kunnen ze niet worden aanvaard en leiden tot geschillen met de belastingdienst en zelfs tot boetes.
De afgiftedatum van de factuur is de basis waarop de gehele boekhouding van uw bedrijfsuitoefening is gebaseerd. Onder dit concept vallen twee zeer relevante kwesties:
- Het Spaanse Algemeen Boekhoudplan schrijft de “transactie” voor, waarbij elke transactie moet worden geregistreerd wanneer ze heeft plaatsgevonden en niet wanneer ze is betaald of ontvangen, zodat de leverdatum van de factuur de datum is waarop de boekhouding is gebaseerd.
- De datum die op de factuur staat is de datum die gebruikt wordt voor de berekening van alle fiscale verplichtingen met hun vastgestelde belastingen – waarvan de btw en de inkomstenbelasting de belangrijkste zijn – en is de datum die geldt voor de afsluiting van het boekjaar.
Zoals u in de afbeelding kunt zien, is de factuur die we als voorbeeld hebben gekozen, afgegeven op 2 maart 2023 en is deze verschuldigd op 2 april 2023. Dit betekent dat de klant aan wie we onze diensten verlenen het bedrag moet betalen voordat deze betaaldatum is bereikt.
Omdat de afgiftedatum 2 maart is, betekent dit dat zowel de btw als de inkomstenbelasting in het eerste kwartaal van 2023 zelf moeten worden aangegeven, namelijk van 1 tot en met 20 april 2023 op respectievelijk formulier 303 en formulier 130.
Een belangrijk feit is is dat de afgiftedatum van deze factuur bepalend is voor de nummering ervan. Het factuurnummer moet altijd oplopend en in chronologische volgorde zijn, wat betekent dat we in deze reeks (2023) geen factuur van een latere datum met dezelfde nummering (1541) of met een vroegere nummering (van 1 tot 1540) kunnen afgeven.
Is een factuur zonder afgiftedatum geldig?
De in Spanje geldende richtlijnen inzake facturering bepalen dat een factuur zonder afgiftedatum niet rechtsgeldig is. Dit kan zelfs leiden tot boetes.
Wat moet ik doen als de datum op mijn factuur onjuist is?
Een fout in de afgiftedatum kan alleen gecorrigeerd worden door een gewijzigde factuur af te geven die aan de volgende voorwaarden doet:
- De factuur moet zijn eigen serienummer hebben
- De datum van de gewijzigde factuur is de datum waarop deze is afgegeven of gewijzigd, niet dezelfde datum als de factuur die gecorrigeerd wordt.
- U moet verwijzen naar de factuur die gecorrigeerd wordt.
Kan ik de afgiftedatum van mijn factuur veranderen?
Dat is niet mogelijk. De Spaans belastingdienst is heel duidelijk wat betreft deze kwestie en staat niet toe dat de datum van een factuur veranderd wordt. In dit geval moet deze vervangen worden door een gewijzigde factuur.
Bij Imont Legal & Taxes helpen we u om deze vraag en andere vragen die u heeft rondom het afgeven van facturen vanuit uw bedrijf of als zelfstandig ondernemer.
U kunt contact met ons opnemen via info@imontlegal.com
